Pöytäkirjat 2012

HALLITUKSEN KOKOUKSEN 5/2012  Tiivistelmä

Hallituksen viides kokous pidettiin tiistaina 20.11.2012. Läsnä olivat Anne Pietikäinen, Carla Järventausta, Minna Rautiainen, Reija Haapkari, Anne-Maj Ahokas, Sari Lehtinen, Pia Tukkinen ja Päivi Kalmi.

Kokouksessa hyväksyi viisi uutta jäsentä, eronneita ei ollut.

Hyväksyttiin heinäkuun – lokakuun tulot ja menot.

Kokouksessa käytiin läpi syyskokouksen materiaalit sekä käytiin läpi kokouksen käytännön asioita.

Keväällä tulleet uudet esitteet ovat jo melkein jaettu eri tilaisuuksissa, joten päätettiin tilata heti vuoden alusta samoja esitteitä. 

Päätettiin osallistua PetExpo messuille 27. - 28.4.2013, Päivi toimii yhteyshenkilönä.
 

HALLITUKSEN KOKOUKSEN 4/2012  Tiivistelmä

Kokous pidettiin 28.7.2012 Surokin näyttelyn yhteydessä Espoon Barona-arenalla. Läsnä olivat Anne Pietikäinen, Sari Lehtinen, Reija Haapkari, Pia Tukkinen, Sari Lehtinen, Sanna-Leena Santapakka, Anne-Maj Ahokas ja Päivi Kalmi. 

Jäsenasiat
Uusia jäseniä oli tullut kesä-heinäkuussa kuusi uutta jäsentä. 

Jäsenlehden päätoimittaja ja taittaja
Nykyinen lehden taittaja Tricia on esittänyt toivomuksen että joku muu jatkossa taittaisi jäsenlehden. Päätettiin että jatkossa lehden päätoimittajana toimii Carla Järventausta ja lehteä taittaa Sanna-Leena Santapakka.  

Yhdistyksen raha-asiat
Hallitus hyvksyi kesä- ja toukokuun menot sekä tulot.

Pentuelomake ja sen päivitysvelvollisuus
Keskusteltiin pentuelomakkeesta ja sen päivitysvelvollisuudesta. Päätettiin tarkentaa toimintaohjeita ja ne lähetetään kasvattajajäsenille tiedoksi sekä julkaistaan forumilla sekä kotisivuilla.  

Lemmikkimessut 10 – 11.12.2012
Päätettiin osallistua Lemmikkimessut  –tapahtumaan ja  Päivi toimii yhteyshenkilönä. 

Somalien juhlavuosi 2013
Mietittiin somalien sekä abyjen näkyvyyden lisäämistä esim. eläintarvikeketjujen myymälöissä, Royal Caninin ”kiertueiden” yhteydessä jne. Työryhmä aktivoituu tässä asiassa ja miettii myös juhlavuoden ”päätapahtumaa”. 

Videokuvaskilpailu
Päätettiin järjestää jäsenille suunnattu videokuvauskilpailu 1.8 – 16.9 välisenä aikana. Video tulee olla itse kuvattu ja pituudeltaan maksimissaan 2 minuuttia.  Videot ladataan yhdistyksen Youtube –sivuille ja jäsenet äänestävät suosikin joka palkitaan. Ilmoitus kilpailusta laitetaan Facebookiin, forumille sekä kotisivuille. 

Yhdistyksen syyskokous
Hallitus ehdottaa useampaa vaihtoehtoa kokouspaikalle sekä –ajankohdalle ja näistä vaihtoehdoista jäsenet voivat äänestää kuitenkin niin, että hallitus tekee lopullisen päätöksen.   

 

SOMAKISS RY:N HALLITUKSEN KOKOUKSEN 3/2012 TIIVISTELMÄ

Hallituksen kolmas kokous pidettiin tiistaina 8.5.2012, klo 19.01 - 20.06 Skype-kokouksena. Läsnä olivat Anne Pietikäinen, Minna Rautiainen, Reija Haapkari, Sanna-Leena Santapakka, Anne-Maj Ahokas ja Päivi Kalmi.

Jäsenasiat
Huhtikuussa oli liittynyt neljä ja toukokuussa yksi uusi jäsen. Jäsenkyselyyn osallistui 61 jäsentä ja vastauksista tehdään tiivistelmä jäsenlehteen. 

Yhdistyksen raha-asiat
Hallitus hyväksyi maalis- ja huhtikuun menot sekä tulot.

Ensimmäisen lehden paino- ja postikulut olivat suuremmat kuin oli odotettu. Asia tarkastettiin painosta ja olivat laskuttaneet väärin. Jäsenlehden 1/2012 lopulliset paino- ja postikulut ovat yhteensä 597 euroa.

Kevätkokouksen materiaalit
Käytiin läpi kevätkokouksen materiaalit sekä sovittiin kokouksen käytännön asioista.

Rekisteriseloste
Rekisteriseloste tulee laatia jokaisesta henkilörekisteristä joten Somakiss julkaisee omansa kotisivuilla. Hallitus laatii yhdistyksen rekisteriselosteen sisällön.

Seuraavan kokouksen ajankohdan päättäminen
Puheenjohtaja kutsuu seuraavan kokouksen koolle tarvittaessa.

 

SOMAKISS RY:N HALLITUKSEN KOKOUKSEN 2/2012 TIIVISTELMÄ   

Hallituksen toinen kokous pidettiin tiistai 27.3.2012, klo 19:00 - 21.15 Skype-kokouksena. Paikalla oli koko hallitus yhtä jäsentä lukuun ottamatta. 


Jäsenasiat
Vuoden alusta Somakiss ry:n jäseneksi on liittynyt 11 uutta jäsentä ja heidän jäsenyys vahvistettiin. 

Lehdessä 1/2012 on jäsenille suunnattu kysely, jossa kartoitetaan jäsenien toiveita yhdistyksen toiminnasta. Jäsenkyselyn nettiversio on valmis ja se laitetaan kotisivuille heti kun jäsenlehti 1/2012 ilmestyy pääsiäisviikolla.

Toimikuntien tilannekatsaukset 

Viestintä- ja tiedotustoimikunta
Pia Tukkinen on päivittänyt kotisivuja Mirja Anttilan apuna. Pia ja Pirjo Kauma ovat laatineet uusille web-sivuille valikkorakenteita sekä sisältöä ja niiden teknistä toteutusta mm. mobiililaitteille mietitään taustalla. 

Anne Pietikäinen ja Tomi Kulmala valmistelevat foorumin siirtoa uudelle palvelimelle. Palvelimen vaihtoon liittyvistä mahdollisista ongelmista on jo tiedotettu forumilla ja jatkossa niistä tiedotetaan myös Facebook:issa sekä kotisivuilla. 


Tapahtuma- ja varainkeräystyöryhmä
Tapahtumatyöryhmä on toistaiseksi keskittynyt rotupöydän tuotteiden kehittämiseen ja tekemiseen sekä rotupöydän vientiin eri näyttelyihin. Tällä hetkellä pääpaino on huhtikuun lopun PetExpossa ja sinne tulevissa uusissa tuotteissa. Työryhmässä on myös mietitty erilaisia vaihtoehtoja kesällä/alkusyksystä pidettävälle jäsentapahtumalle. 

Lehtityöryhmä
Lehtityöryhmä on saanut ensimmäisen lehden painoon ja se ilmestyy ennen pääsiäistä. Lehteen on tehty muutamia uudistuksia, esim. kannen kissa liittyy jatkossa jollain tavalla lehden sisältöön. Samoin kaikki tiedotettavat asiat ovat jatkossa lehden loppuosassa. Seuraavaan lehden sisältöä mietitään jo ja siihen toivotaan lisää artikkeleita jäseniltä. 

Lehden painopaikaksi valittiin ensin Redfina, mutta maksullisen koevedoksen tilaamisen jälkeen selveni ongelma alv-alennuksen suhteen. Tästä syystä painopaikka päätettiin vaihtaa. Tarjousten perusteella painopaikaksi valittiin Kopijyvä joka erottui edullisuudella sekä joustavuudella.


Terveystyöryhmä
Anne-Maj Ahokas jättäytyi jo aiemmin terveystyöryhmästä pois ja Anne Kontula jatkaa ryhmän vetäjänä. Työryhmä teki ehdotuksen terveystulosten keräämisestä. Päätettiin että terveystyöryhmä jatkaa tulosten keräyksen suunnittelua ja asiaan palataan myöhemmin. 


Esitteet   
Ilona Linkola jättäytyi kokonaan pois esiteprojektista ja uudet esitteet tekee Anne Pietikäinen Pian ja Carla Järventaustan avustaessa teksteissä. Uudet esitteet ovat lähes valmiit ja ne tulevat painosta ennen PetExpoa. Esitteitä tulee käytännössä yksi 1/3 A4-kokoinen, jossa toisella puolella abystä ja toisella puolella somalista lyhyt esittelyteksti sekä muutama kuva. Esitteet painattaa Tamperelainen Hotpaino.


Yhdistyksen raha-asiat

Hallitus hyväksyi tammi- ja helmikuun tulot ja menot.

Viime vuoden kirjanpito ja tilinpäätös on valmistunut ja se toimitetaan lähiaikoina toiminnan-tarkastajalle. Tuloslaskelma näyttää 96,26 € ylijäämää.

Hallituksen seuraava kokous
Hallituksen seuraava Skype-kokous on toukokuun alussa, jos sitä ennen ei tule kiireellisiä asioita.

 

SOMAKISS RY:N HALLITUKSEN KOKOUKSEN 1/2012 TIIVISTELMÄ

Hallitus piti järjestäytymiskokouksen Skype -kokouksena tiistaina 10.1.2012, klo 19:00 - 21:36 ja siihen osallistui koko hallitus.

Toimihenkilöiden valinta ja työryhmät

 

  • Hallitus valitsi seuraavat henkilöt eri tehtäviin:
  • Varapuheenjohtaja Pia Tukkinen
  • Jäsenrekisterinhoitaja Reija Haapkari
  • Kotisivujen ylläpitäjä Mirja Anttila sekä varahenkilö Pia Tukkinen
  • Foorumin pääkäyttäjä Anne Kontula ja moderaattori Pirjo Kauma
  • Ulkomaisten yhdistysten yhteyshenkilö Pia Tukkinen
  • Pentuvälittäjä Varpu Takala
  • Vuoden 2012 kirjanpito ja tilinpäätös Anne-Maj Ahokas
  • Palkintovastaava Sari Lehtinen
  • Sponsorivastaava Päivi Kalmi
  • Royal Caninin yhteyshenkilö Anne Pietikäinen
  • Rotupöydän yhteyshenkilö Päivi Kalmi

 

Työryhmät / toimikunnat

Päätettiin perustaa eri toimikuntia. Hallitus nimesi työryhmien vetäjät jotka yhdessä hallituksen kanssa sopivat työryhmän suuruudesta. Työryhmän vetäjä on raportointivastuussa hallitukselle.

Terveystoimikunnan vetäjäksi valittiin Anne-Maj Ahokas, lehtityöryhmän Sanna-Leena Santapakka sekä varainkeruu- ja tapahtumaryhmän Carla Järventausta. Viestintä ja tiedotus työryhmän vetäjäksi valittiin Pia Tukkinen ja yhdistyksen graafisesta/visuaalisesta ulkoasusta vastaa Anne Pietikäinen. Hän on myös Ilona Linkolan yhteyshenkilönä esiteprojektissa.

Työryhmät kootaan joko kutsumalla jäseniä tai niin että yhdistyksen jäsenet voivat ilmoittautua haluamaansa työryhmään. Ryhmien vetäjät kokoavat ryhmät ja tekevät foorumille esittelyt ryhmän toimintasuunnitelmasta tammikuun loppuun mennessä.

Yhdistyksen verkkosivujen, foorumin ja yleisilmeen uudistaminen

Keskusteltiin nykyisestä Somakissin foorumin ja verkkosivujen palvelintilan tarjoajasta sekä siitä että foorumi kaatuilee häiritsevän usein. Tästä syystä päätettiin, että kotisivut ja foorumi siirretään uudelle palveluntarjoajalle Capnovalle huhti/toukokuussa. Viestintä- ja tiedotustyöryhmä vastaa uusien sivujen toteutuksesta ja julkaisusta sekä vanhojen sivujen irtisanomisesta sekä tiedottaa käyttökatkoksesta foorumilla sekä Facebookissa. Uusien kotisivujen ulkonäöstä vastaava viestintä- ja tiedotustyöryhmä tekee esityksen hallitukselle mahdollisimman pian.

Jäsenkysely

Vuoden ensimmäiseen lehteen tulee jäsenkysely sekä samaan aikaan julkaistaan kyselystä myös nettiversio. Jäsenkyselyssä kysellään mm. jäsenten toivomuksia yhdistyksen toiminnasta, lehden sisällöstä, tapahtumista sekä jäsenkokouksista.

Kasvattajalomake

Päätettiin että uusittua kasvattajasopimusta ei tarvitse allekirjoittaa jos on allekirjoittanut ensimmäisen version sopimuksesta. Vaikka on allekirjoittanut vanhan sopimuksen, niin toimintatapa on uuden sopimuksen mukainen. Jatkossa sopimus tulee allekirjoittaa vain sääntöjen tiukentuessa tai jos kasvattajajäsen on välillä eronnut yhdistyksestä.

Muita asioita

Hyväksyttiin joulukuun tulot ja menot.

Yhdistyksen Facebook -sivusto avataan vapaalle kommentoinnille sekä jatkossa sitä käytetään yhtenä informointikanavana kotisivujen sekä Somakissin foorumin rinnalla.

Päätettiin, että yhdistyksen kevätkokouksen paikasta järjestetään äänestys. Hallitus valitsee kolme paikkaa/ajankohtaa joista jäsenet voivat äänestää mieleistään kokousajankohtaa.